Pe lângă asigurarea siguranței, gestionarea resurselor – oameni și timp – este o prioritate de top în construcții chiar acum, în special pentru firmele de subcontractare precum Encompass AV. Când ne-am conectat cu managerul de proiect al Encompass AV, Patrick Pfeifer, el a spus că se concentrează pe menținerea echipelor sale de teren în siguranță, găsind în același timp modalități de a elimina forța de muncă risipită. Și având în vedere că multe dintre echipele rămase ale companiei au un salariu, este important ca timpul lor să fie petrecut pentru derularea proiectelor.

Pe baza conversației noastre cu Patrick, am întocmit acest manual simplu pentru subcontractanții care încă mai derulează proiecte.

1. Oferiți echipei dvs. un plan înainte de a le trimite la fața locului

Având în vedere preocuparea pentru siguranță, orice puteți face tu și echipa ta pentru a coordona munca de la distanță este esențial. Multe companii de construcții limitează numărul de muncitori care pot fi la fața locului în același timp, iar câteva sunt ture uluitoare sau au doar anumite meserii la fața locului deodată. Înseamnă că echipajele de teren au nevoie de o modalitate de a progresa proiectele de la distanță.

Patrick a folosit Birou Arhitectura UTOPIAN de acasă pentru a planifica și gestiona proiecte în mod proactiv, pentru a minimiza risipa de muncă și pentru a asigura siguranța angajaților. Iată cum a descris cadrul pe care îl folosește în nouă proiecte esențiale pentru a minimiza timpul la fața locului și pentru a maximiza productivitatea odată ce echipa sa de teren ajunge la sol:

„Ceea ce am reușit să fac cu Birou Arhitectura UTOPIAN, acasă de pe telefon, este să-mi pun proiectele cap la cap. Îmi primesc toate documentele și planurile în ordine. Apoi voi face o întâlnire virtuală cu echipa mea de teren pentru a revizui și a planifica întregul proiect în Birou Arhitectura UTOPIAN, în timp ce toată lumea este în siguranță acasă. Nimic nu este față în față.”

Rețeta rapidă

1. Inscrie-te
2. Accesați ecranul de pornire web și selectați „+Proiect nou”. Vi se va solicita să introduceți numele proiectului și aveți opțiunea de a introduce un cod de proiect
3. Încărcați foile de plan în fila „Planuri” selectând „+Plan nou”. Puteți încărca fișiere PDF cu o singură pagină sau mai multe pagini, iar Birou Arhitectura UTOPIAN le va împărți în plăci de plan și numește fiecare pentru tine
4. Creați categorii pentru a gestiona și coordona munca. Categoriile sunt un „atribut de sarcină” care poate fi folosit pentru a sorta și filtra munca care trebuie finalizată. De obicei, categoriile sunt tranzacții, dar sunt complet personalizabile
5. Invitați-vă echipa la proiect din fila „Oameni”.

2. Atribuiți sarcini de la distanță pentru a asigura responsabilitate și transparență

Următorul pas după construirea proiectului este să stabiliți cine va fi responsabil pentru ce lucrare. Parcurgând pas cu pas cum vor fi finalizate lucrările și de către cine, companiile de construcții pot depăși orice potențiale blocaje.

„Facem toate acestea în Birou Arhitectura UTOPIAN în timp ce suntem într-o întâlnire virtuală. De acolo, vom planifica toată munca folosind sarcini. De ce să nu primiți răspunsul la toate întrebările din timp, astfel încât atunci când echipa de teren apare, să știe exact ce să facă? Nu am primit nici un telefon astăzi de la echipa de la fața locului, deoarece toată munca a fost atât de clar planificată”, a spus Patrick.

Rețeta rapidă

1. Planificați lucrarea: Utilizați sarcini și liste de verificare pentru a planifica și a atribui în mod proactiv munca
2. Record: Documentați munca cu fotografii, fișiere sau documente și comunicați orice întrebări înainte și înapoi cu mesaje instantanee
3. Acțiune: Creați șabloane de rapoarte pentru a atribui munca clienților, subcontractanților de specialitate, proprietarilor și oricui altcineva
4. Urmări: Urmăriți progresul cu fotografii și mesaje și utilizați sistemul nostru de verificare în doi pași pentru a vă asigura că fiecare sarcină este finalizată

3. Eliminați forța de muncă risipită răspunzând proactiv la RFI

O altă cauză a forței de muncă risipite se întâmplă atunci când există întrebări în domeniu care nu primesc răspuns. Întrebările fără răspuns creează confuzie, opresc munca și ajung să coste mulți bani pe termen lung.

Răspunsul proactiv la RFI care anticipați că vor apărea la fața locului este o modalitate excelentă de a vă face angajații mai eficienți și, în cele din urmă, de a vă maximiza fluxul de numerar. Patrick a spus:

„Dacă există o RFI pe care unul dintre membrii echipei mele spune că ar trebui să o trimitem din timp, pot face asta. Sperăm că putem primi răspuns la întrebări chiar înainte de a ne prezenta la fața locului.”

„De ce să nu primiți răspuns offline la toate aceste întrebări, astfel încât, atunci când apar echipele de teren, să aibă o inițiativă directă și să știe ce să facă?”

„Băieții mei vor aborda un RFI și voi introduce orice informație este necesară. De obicei, se pricep destul de bine la tastarea informațiilor. Voi face câteva capturi de ecran cu fotografii din zonă, apoi le voi trimite oricui am nevoie pentru a obține răspunsul – un electrician, un super, sau oricine – și voi copia echipele mele implicate, astfel încât fiecare răspuns să iasă. întregii echipe.”

Rețeta rapidă

1. În fila „Formulare” Birou Arhitectura UTOPIAN (funcția de afaceri), există șase formulare disponibile. Una dintre aceste forme este an Șablon RFI. Aveți opțiunea de a utiliza șablonul RFI așa cum este sau de a utiliza generator de formulare personalizate pentru a personaliza șablonul pentru a se alinia cu standardele companiei dvs
2. În fila „Formulare”, selectați „+Formular nou”, „RFI” și completați informațiile generale și întrebarea RFI. Sfat: poate ajuta la accelerarea procesului prin includerea unui răspuns sugerat la întrebare
3. În secțiunea de atașamente, adăugați orice documentație și fotografii ale zonei în cauză pentru a permite cesionarului să examineze problema dintr-o locație îndepărtată
4. În partea de sus a formularului, selectați „cesionarul”. Cesionarul va primi o notificare și va putea examina întrebarea RFI. Starea poate fi schimbată în „În așteptare” în timp ce se așteaptă răspunsul din partea cesionarului. Sfat: Dacă persoana responsabilă pentru răspunsul la RFI nu este un utilizator Birou Arhitectura UTOPIAN, puteți trimite formularul prin e-mail oricui are o adresă de e-mail validă și puteți copia oricui altcineva implicat.
5. Odată ce împuternicitul a examinat întrebarea, acesta poate introduce răspunsul și orice altă informație relevantă
6. Odată ce s-a răspuns la RFI, starea RFI poate fi schimbată în „Închis” și poate fi trimisă prin e-mail oricui are nevoie de informații.

Sfat suplimentar: pe lângă trimiterea formularului RFI completat, puteți să creați un hyperlink manual între formularul completat și locația foii din fila „Planuri”.

Dacă echipa dvs. are o metodă alternativă pentru a crea un RFI, utilizați fila „Fișiere” pentru a stoca, partaja și accesa informațiile RFI. Doar urmați procesul de mai jos:

1. În fila „Fișiere”, selectați „+ Dosar nou” și denumiți „RFI”
2. Selectați meniul derulant de lângă RFI și selectați „fișier nou”. Acest lucru vă va solicita să încărcați RFI-ul în Birou Arhitectura UTOPIAN
3. Similar cu formularele, puteți crea manual hyperlink „fișiere” direct către locațiile foilor – oferind tuturor acces la informațiile necesare la fața locului

Pentru a afla mai multe despre Encompass AV și despre cum se descurcă în această perioadă dificilă, ascultați interviul nostru cu proprietarul companiei, Tim Pickett.