Afacerile din construcții evoluează în timp. Ei angajează personal nou, consolidează parteneriate cheie, își îmbunătățesc operațiunile și preiau proiecte mai ambițioase.

Și astfel, software-ul lor trebuie să evolueze pentru a ține pasul.

Într-un sector în care mulți lucrători ezită deja să descarce o nouă aplicație sau să învețe un nou software, este ușor pentru companii să rămână cu software-ul vechi. Chiar dacă instrumentul în mod clar nu mai este potrivit scopului, există o muncă care trebuie făcută și nu există timp pentru a-i învăța pe toți cum să folosească o nouă aplicație.

Această linie de gândire costă o mulțime de companii o mulțime de bani.

Mai jos, vom explora modul în care companiile de construcții comerciale pot face upgrade-urile sistemelor vechi mai ușoare, concentrându-ne pe software-ul care acordă prioritate ușurinței de utilizare și ușurinței de adoptare.

De ce înlocuirea unui sistem moștenit pare atât de provocatoare

Companiile construiesc procese în jurul software-ului lor cheie. Schimbarea software-ului înseamnă schimbarea proceselor înseamnă schimbarea obiceiurilor înrădăcinate, ceea ce este universal greu de acceptat de către oameni.

În construcții, înlocuirea unui sistem vechi introduce riscuri specifice reale și percepute. Dr. Pablo Oliveira Antonino și Bernd Rauch la institutul de cercetare Fraunhofer IESE din Germania scrieți despre unele dintre aceste riscuri, care includ:

• Schimbarea a ceva fundamental în companie. Actualizarea unui sistem moștenit înseamnă „a face modificări la baza aplicațiilor și afectează de obicei multe părți ale sistemului”, notează cercetătorii. „… Acest lucru face ca modernizările sistemului să fie proiecte complexe, de lungă durată și costisitoare, care prezintă un risc de eșec care nu trebuie subestimat.”
• Nu pornind de la zero. Actualizarea sistemelor poate fi mai dificilă decât implementarea software-ului atunci când nu era nimic acolo înainte, din cauza experienței, cunoștințelor și proceselor acumulate în jurul vechiului sistem, scriu Antonino și Rauch. Adesea, a intra sub capota unui sistem vechi este imposibil, deoarece oamenii care au știut să-l opereze — membrii echipei, personalul de asistență de la furnizorul de soluții — nu mai sunt prin preajmă.

Dar chiar și în fața unor astfel de provocări, a nu face nimic poate fi costisitor. Timothy Brehm at Entrance Consulting folosește sectorul sănătății ca exemplu de ce. Ca și în construcții, companiile de asistență medicală continuă adesea să folosească software cu expirare de lungă durată. Brehm subliniază cum a costat un furnizor de servicii medicale 5 milioane de dolari, deoarece hackerii au intrat într-o bază de date vulnerabilă și au păstrat datele pacienților pentru răscumpărare.

Directorii companiei sunt apoi forțați să cântărească dezavantajele sprijinirii pe software vechi versus investiții în instrumente noi, procese noi și instruire nouă.

Iată unde ușurința de utilizare și ușurința de adoptare înclină balanța și fac alegerea evidentă.

Ușurință în utilizare

Dacă schimbarea software-ului înseamnă schimbarea obiceiurilor, atunci trebuie să faceți noile obiceiuri ușor de adoptat.

Acesta este un aspect important despre ceea ce vorbim atunci când spunem „ușurință de utilizare”. Desigur, software-ul în sine trebuie să fie intuitiv și navigabil. Dar lucrul care face ca un instrument – orice instrument – să fie util este ușurința cu care îl poți plia în munca ta.

Înlocuirea oricărui sistem înseamnă, prin urmare, să oferi echipei tale un nou sistem pe care să-l poată înțelege intuitiv cum să-l folosească și să se potrivească în activitățile lor de zi cu zi:

• Managerul dvs. de proiect trebuie să poată vedea cu ușurință estimările și calendarele.
• Managerul dvs. de birou are nevoie de vizibilitate asupra echipelor care sunt desfășurate în ce site-uri într-o anumită zi.
• Echipele dvs. de teren trebuie să poată documenta munca și să trimită acele date înapoi la birou în câteva clicuri.

Formarea oamenilor în noul sistem este utilă, dar oamenii vor uita lucrurile pentru care sunt instruiți dacă este prea complex sau dacă instruirea nu este întărită în mod constant. Ușurința de utilizare rezolvă această problemă, asigurându-se că echipele își cunosc noul sistem. Ei vor fi mai puțin probabil să fie frustrați de ceva care este ușor de utilizat și, în schimb, vor avea mai multe șanse să îmbrățișeze noile obiceiuri care se formează în mod natural în jurul proceselor noului sistem.

Ușurința Adopției

Ușurința de adoptare merge mână în mână cu ușurința de utilizare, dar perspectiva este mai largă. Ușurința de adoptare se referă la cât de ușor este pentru o companie și procesele sale interne să introducă un nou instrument.

Această perspectivă funcționează pentru orice tip de software. Dacă o afacere comercială cumpără un nou instrument de contabilitate, atunci acel software ar trebui să se potrivească cu metodele contabile utilizate de companie.

Același lucru este valabil și pentru gestionarea documentelor de proiect și instrumentele de management al proiectelor de construcție. Acest software trebuie să ajute gestionarea documentelor și a proiectelor într-un mod care să fie în conformitate cu modul în care echipele gestionează deja sarcinile, fluxurile de documente și comunicarea.

Desigur, echipele se pot opune rapid la orice schimbare. „Profesioniștii cu experiență preferă să facă lucrurile în felul lor”, scriitor de afaceri Andrew McDermott spune. Acest lucru îi face să reziste la schimbările de cultură sau la schimbările procedurale, pe care noul software le poate impune – deși schimbările percepute tind să fie mai greoaie decât schimbările din practică.

În plus, oamenii se îngrijorează că implementarea unui nou sistem va fi consumatoare de timp. Acesta, poate mai mult decât orice alt motiv, este motivul pentru care contractanții comerciali rămân cu vechile lor sisteme, chiar și atunci când știu că acele sisteme îi costă bani.
Totuși, un software bun nu ar trebui să vină cu o curbă abruptă de învățare. Așa am proiectat eSUB Cloud. Pentru a sprijini adoptarea, am dezvoltat un program de pornire rapidă în care unul dintre experții noștri ghidează echipa unui client prin configurare și instruire. Acest lucru asigură că lansarea eSUB nu perturbă afacerile clientului, proiectele de construcție sau calendarele.

Ușurință de integrare

Mai există un aspect al înlocuirii sistemului moștenit care nu este suficient menționat: integrările.

Fiecare proiect de construcție generează o mulțime de date. Dacă diferite echipe au propriile lor silozuri (sau foi de calcul) pentru înregistrarea și stocarea acestor date, informațiile nu pot circula cu ușurință de la o echipă la alta. Toată lumea ajunge să lucreze izolat.

Pentru un instrument special creat cum ar fi eSUB, integrările creează acele conexiuni necesare. De aceea eSUB se integrează direct cu BIM 360, de exemplu. Datele proiectanților pot trăi în BIM 360 pe toată durata unui proiect de construcție, de la planificare până la sfârșitul construcției. După cum este necesar, echipele de proiectare UTOPIANși estimare pot folosi datele proiectului de construcție din eSUB pentru a informa proiectele și estimările viitoare.

Instrumentele contabile și financiare se integrează de asemenea. În acest fel, un manager de teren poate raporta în cotidianele sale că echipa lor a folosit 500 de picioare de sârmă de cupru în acea zi. Cu codurile de cost înregistrate în instrumentul de management al construcțiilor, software-ul de contabilitate poate actualiza automat nivelurile de stoc și cheltuielile cu materialele.

Află mai multe

Nu trebuie să fie dificil, costisitor sau consumator de timp pentru a obține un software mai bun de management al proiectelor de construcții în mâinile membrilor echipei.

Pentru a vedea cum eSUB Cloud 2.0 se poate integra cu ușurință în fluxurile de lucru ale echipei și se poate integra cu instrumentele existente, programați o demonstrație astăzi.

Imagini utilizate sub licență de la Shutterstock.com.