Într-un birou, organizarea resurselor disponibile și asigurarea angajamentelor de încredere în activitatea de zi cu zi este importantă. În special în companiile cu proiecte diferite, este foarte importantă o imagine de ansamblu ușor de înțeles asupra alocării resurselor din planul de lucru săptămânal și a perspectivei. În biroul nostru am avut dificultăți în organizarea membrilor echipei care lucrează la diferite proiecte în afara biroului. În unele cazuri, un membru al echipei devine indisponibil într-un termen scurt sau există modificări în proiecte care afectează alocarea personalului. În aceste situații, trebuie să evaluați dintr-o privire cine este disponibil în loc să parcurgeți toate calendarele echipei sau să întrebați fiecare persoană pe rând.

Cum să vă vizualizați resursele

Vizualizarea programului dvs. de anticipare a resurselor se poate face cu ușurință printr-un panou. Consiliul ar trebui să reflecte ce fel de resurse sunt necesare. Aceste resurse pot fi, de exemplu, personalul dvs., subcontractanții sau mașinile. Consiliul trebuie să fie ajustabil pentru a reacționa la schimbările pe termen scurt și accesibil pentru toți membrii echipei.

Pentru a rezolva această problemă, am trecut în revistă mai multe instrumente de organizare a resurselor umane. Am ajuns să folosim Bit Planner (1) care este o soluție bazată pe cărămizi LEGO®. Placa formata din trei randuri de placi montate pe perete, reprezentand trei luni. Fiecare tablă este împărțită în coloane reprezentând o zi din săptămână. Și fiecare membru al echipei are propria sa linie în calendar. Cărămizile colorate diferite reprezintă proiecte diferite. Figura 1 arată placa care este montată și utilizată în biroul nostru.

Figura 1: Tabloul de alocare a resurselor

COORDONAREA MEMBRILOR ECHIPEI

Pe baza calendarului lor, am găsit o modalitate de a ne organiza resursele. Deoarece avem proiecte cu faze lungi, a fost important pentru noi să planificăm anul următor în loc de doar trei luni. Din acest motiv placa noastră este împărțită în patru sferturi (Figura 2), agățată de peretele biroului nostru cu posibilitatea de a roti sferturile pe măsură ce se termină.

Figura 2: Tabloul de resurse împărțit în patru trimestre

După cum se arată în Figura 3, coloanele reprezintă săptămânile formate din cinci zile. Fiecare membru al echipei are o linie de două noduri marcate de un semn cu inițialele la începutul liniei. De asemenea, am codificat culorile fiecărui proiect. În cazul în care un membru al echipei este într-un proiect pentru o zi întreagă, se pune o piatră 2×1 cu culoarea corespunzătoare. Dacă proiectul este doar jumătate de zi, se pune o piatră 1×1. Pe langa culorile pentru proiecte, pietrele transparente marcheaza vacantele, albul standuri pentru vacanta, iar negrul reprezinta zilele bolnave. În plus, pietrele rotunde 1×1 sunt folosite pentru elementele de performanță speciale (de exemplu, sesiunile de programare a fazei, sfârșitul proiectului etc.) și sunt plasate deasupra pietrelor proiectului.

Figura 3: Detaliu al unui trimestru împărțit în săptămâni

Ne organizăm consiliul de resurse în colaborare cu întreaga echipă în întâlnirea noastră de vineri. Fiecare membru al echipei își prezintă săptămâna următoare și spune dacă are nevoie de sprijin pentru un proiect. Ulterior, moderatorul întâlnirii punctează următoarele 3-4 săptămâni pentru a vedea dacă există o lipsă de resurse la un moment dat.

Din experiența noastră, consiliul este foarte util și sprijină alocarea eficientă a resurselor. Este ușor să vezi care persoană este responsabilă pentru acel proiect. În cazul în care un membru al echipei este bolnav, trebuie doar să verificați tabla și să identificați dacă vreun membru al echipei nu are o piatră pusă în ziua respectivă. Aceasta indică care dintre membrii echipei este disponibil pentru completare.

REFLECŢIE

Utilizarea panoului de resurse a simplificat remarcabil planificarea resurselor noastre. Dintr-o privire, vezi la ce lucrează colegii tăi și dacă sunt disponibili. Proiectele sunt mai tangibile, iar placa este tactilă și reglabilă, deoarece cărămizile LEGO® sunt mobile. Prin implementarea acestui forum, nu am suprarezervat și nu am alocat greșit cea mai importantă resursă, timpul nostru. Cu managementul vizual și fără prea mult efort, putem vedea rapid întreaga imagine și realocam timpul nostru pentru a gestiona orice situație.

Bit Planner. (2018). Acasă. (online) Disponibil la: (Accesat 24 ianuarie 2018).